Elk rooster is een voorspelling

Capaciteitsmanagement in de zorg werkt pas als het een vaste manier van werken is. Marc Huizer (SDB) en Jorien van den Heuvel (Vlirdens) over de aanpak.

Capaciteitsmanagement werkt pas echt wanneer het een vaste manier van werken wordt in plaats van een tijdelijk project. Dat is de rode draad uit het gesprek dat onze collega Marc Huizer, Business Development Director Planning voerde met Jorien van den Heuvel, Principal Consultant bij Vlirdens.

Elk rooster is in feite een voorspelling. Een team plant op basis van de zorgvraag die het verwacht en pas achteraf blijkt of die inschatting klopte. Hoe zorg je dat die voorspelling steeds beter wordt en dat de aandacht ervoor niet verdwijnt zodra de implementatie klaar is? Hieronder delen we de belangrijkste inzichten uit hun gesprek.

Van plannen naar leren

Het uitgangspunt is eenvoudig, zegt Marc: “Zorg dat je inzet gelijk is aan de zorgvraag.” Toch blijkt dat in de praktijk lastig. Veel organisaties hebben roosters, budgetten en managementinformatie, maar slagen er niet in die gegevens met elkaar te verbinden.

Daardoor ontstaat een verschil tussen wat een organisatie denkt nodig te hebben, wat wordt ingepland en wat uiteindelijk wordt gerealiseerd. Juist dat verschil is waardevol. Wie het structureel bekijkt, kan toetsen of eerdere aannames nog kloppen en de volgende planning verbeteren.

De kern van capaciteitsmanagement verschuift daarmee van plannen naar leren: voorspellingen en besluiten steeds beter maken, als doorlopend proces.

De zorgvraag is de grootste uitdaging

Personeel, contracturen en roosters inzichtelijk maken lukt de meeste zorgorganisaties goed. Lastiger is de andere kant van de vergelijking: welke activiteiten moeten er echt gebeuren, hoeveel tijd kosten die en welke capaciteit hoort daarbij?

Vaak zit die kennis in de hoofden van leidinggevenden of planners. Dat maakt het proces kwetsbaar. Jorien herkent dat probleem: “Er zijn geen landelijke richtlijnen. Dat betekent dat elke zorgorganisatie zelf moet bepalen welke informatie zij als basis gebruikt.”

Zorgactiviteiten beter vertalen naar capaciteit is daarom de opgave voor de komende jaren. Datakwaliteit en het borgen van kennis spelen daarin een sleutelrol.

Begin bij een stabiel roosterproces

Veel organisaties willen direct door naar strategische personeelsplanning of geavanceerde scenario’s. Marc pleit voor een gefaseerde aanpak: pas als de operationele planning stabiel is en de gegevens betrouwbaar zijn, worden patronen en afwijkingen zichtbaar.

De basis bestaat uit vier vragen:

1. Welke capaciteit is beschikbaar?
2. Welke capaciteit wordt ingezet?
3. Wat is de werkelijke zorgvraag?
4. Waar ontstaan de verschillen?

Jorien noemt dit een volwassenheidsvraagstuk. Wie de basis overslaat, bouwt modellen op informatie die nog niet betrouwbaar genoeg is.

Leiderschap houdt het levend

Waarom verdwijnen goede capaciteitsinitiatieven zo vaak weer naar de achtergrond? Volgens Marc omdat ze worden behandeld als tijdelijke verbeterprojecten. Zodra de implementatie klaar is, gaat de aandacht terug naar de dagelijkse operatie.

“Het management moet er continu aandacht aan blijven geven. Anders verdwijnt het vanzelf weer”, zegt hij. Jorien herkent dat: organisaties investeren in analyses en dashboards, maar vertalen de uitkomsten niet structureel naar acties.

Succesvol capaciteitsmanagement begint dus niet bij systemen, maar bij leiderschap. Capaciteitsinformatie hoort een vast onderdeel te zijn van managementgesprekken, teamoverleggen en besluitvorming.

AI als virtuele collega

Over AI in workforce management kiest Marc bewust voor een nuchtere blik. De grootste waarde zit volgens hem niet in AI die het denkwerk overneemt, maar in het automatiseren van administratief en operationeel werk.

“Je krijgt eigenlijk virtuele collega’s die je proces ondersteunen, maar je blijft zelf in controle.”

Daarnaast kan AI afwijkingen en patronen eerder zichtbaar maken, zoals een afwijkende bezetting, oplopende werkdruk of knelpunten rond vakanties. AI neemt daarbij geen beslissingen, maar wijst planners en managers op risico’s. Zo ontstaat meer ruimte voor analyse, forecasting en besluitvorming.

Voorwaarde is wel dat technologie aansluit op het bestaande proces. Een losse AI-toepassing levert weinig op. De waarde ontstaat pas als die onderdeel wordt van de dagelijkse manier van werken.

Nieuwe rollen en een bredere blik op capaciteit

Om capaciteitsmanagement te verankeren, wordt de rol van capaciteitsplanner of capaciteitsadviseur steeds belangrijker. Die functie verbindt operatie, management en data. Dat vraagt affiniteit met cijfers, terwijl veel leidinggevenden juist vanuit de zorginhoud zijn doorgegroeid. Ondersteuning, opleiding en begeleiding zijn daarom net zo belangrijk als systemen.

Tegelijk wordt het begrip capaciteit breder. Door personeelstekorten en veranderende zorgvragen worden vrijwilligers en mantelzorgers vaker onderdeel van de capaciteitsmix. Dat vraagt om een andere manier van plannen: welke activiteiten lenen zich daarvoor en wie kan wanneer bijdragen? Capaciteitsmanagement gaat daarmee steeds meer over de totale capaciteit rond de cliënt of patiënt.

Klein beginnen, structureel volhouden

Organisaties zoeken soms lang naar de perfecte methode, het ideale model of het meest complete dashboard. De grootste winst zit vaak juist in klein beginnen: betrouwbaar registreren, zichtbaar maken waar afwijkingen ontstaan en eerst de belangrijkste knelpunten aanpakken.

Marc vat het samen: “Maak het niet te moeilijk. Zet kleine stappen, werk met duidelijke cijfers en zorg dat het structureel op de agenda staat.”

Bij SDB ondersteunen we zorgorganisaties graag bij die aanpak. Niet door technologie centraal te zetten, maar met oplossingen die aansluiten op het dagelijkse planningsproces en ruimte laten voor sturing. Zo bouwen we samen aan een planning die steeds beter aansluit op de zorg die cliënten en patiënten nodig hebben.

Benieuwd waar jullie organisatie staat? Marc denkt graag met je mee over de volgende stap in jullie capaciteitsmanagement. Neem contact met ons op.

Dit artikel is gebaseerd op een gesprek tussen Jorien van den Heuvel (Vlirdens) en Marc Huizer (SDB). Lees het oorspronkelijke artikel op de website van Vlirdens.

Terug naar blogartikelen